Viele Unternehmen führen ein mehr oder weniger ausgeprägtes Intranet, in denen Mitarbeiter Informationen zum aktuellen Unternehmensgeschehen nachlesen, Urlaub und Überstunden verwalten oder auch miteinander kommunizieren können. Die Pflege dieser internen Unternehmensseiten kann je nach Umfang einen erheblichen Aufwand darstellen. Wer diese Ressourcen nicht hat, aber dennoch nicht auf ein Intranet verzichten mag, kann es mit dem Cloud Dienst Bitrix24 einfach auslagern. Das nützliche Tool bietet zahlreiche Möglichkeiten, die interne Kommunikation zu verbessern. Lesen Sie hier, welche Funktionen dazugehören und welche Möglichkeiten sich für Ihr Unternehmen daraus ergeben.

Social Intranet mit Bitrix24

Bitrix24 ist ein cloudbasierter Internetdienst, mit dem Unternehmen jeder Größe ein mächtiges Tool für die internen Kommunikationswege zur Verfügung gestellt bekommen. Das Format geht dabei weit über das reine Informationsportal hinaus und bietet eine Vielzahl an unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten. Angefangen von einem Social Intranet, in dem die Mitarbeiter Texte, Bilder und sonstige Daten veröffentlichen oder ebensolche kommentieren können, bis hin zu mächtigen Komponenten wie Projekt- und Zeitmanagement oder HR-Komponenten (Formulare, Organigramm, …).

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Folgende Features kann das Intranet mit Bitrix24 enthalten:

  • Social Intranet
    Veröffentlichung von Dokumenten, Bildern oder Ankündigungen. Jederzeitige Kommunikation mittels Sofortnachrichten untereinander möglich.
  • Projekte
    Projektmanagement und Aufgaben inklusive Verwaltung von Zeitaufwand und Reports. Erstellen von Checklisten und Reports.
  • Chat & Video
    Erweiterung der internen und externen Kommunikation, VoIP und Instant Messaging
  • Dokumentenmanagement
    Gemeinsames Arbeiten an Office-Dateien inkl. Volltextsuche. Anbindung als Netzlaufwerk mittels WebDAV möglich.
  • Customer Relationship Management (CRM)
    Kontakt- und Auftragsmanagement, Sales-Reporting und Rechnungsstellung. Zugriff auf Auftragsdaten auch von unterwegs per App möglich.
  • Zeitmanagement
    Verwaltung der Arbeitszeiten, Erstellen von Arbeitsberichten, Planen von Besprechungen, Anwesenheitsdisplay
  • Human Resources (HR)
    Mitarbeiterverzeichnis (z.B. als Telefonlisten),  Formulare, Anbindung von Mitarbeiterpostfächern (Exchange)
Intranet in der Cloud - Bitrix24

Im Activity Stream laufen sämtliche Nachrichten und Dokumente zusammen.

Anbinden von Exchange und E-Mail Diensten

Um die Zusammenarbeit noch effektiver zu gestalten, können Exchange Postfächer mit Bitrix24 verbunden werden. Dadurch kann im Intranet auf Mails und Kontakte zugegriffen werden (z.B. für Telefonie). Auch die Kalendersynchronisation hilft dabei, Termine zu Besprechungen zu planen und eine Übersicht über die Verfügbarkeit von Resourcen zu bekommen.

Der CRM-Bereich ist besonders für kleine Unternehmen mit Webshop eine ideale Lösung für den Vertrieb. Webshops können mittels API direkt an das CRM-Modul gekoppelt werden, wodurch keine doppelte Datenpflege entsteht. Die Kommunikation mit den Lieferanten oder Kunden kann dann direkt aus Bitrix24 erfolgen – per Sprache (VoIP) oder per Mail. Die komplette Auftragsabwicklung kann hierüber erfolgen.

Bitrix24 - Intranet in der Cloud

Beispiel für das CRM-Modul – Interaktion mit Kunden und Lieferanten

Die Kosten für Bitrix24 richten sich nach dem gewünschten Umfang. In der kostenfreien Free Version können bis zu 12 Personen das System nutzen. Enthalten sind die Komponenten Social Intranet, Aufgaben und Projekte, Kalender, Dokumentenmanagement (5GB) sowie das CRM. Die weiteren Versionen sind in der Nutzerzahl unbegrenzt und bieten mehr Speicherplatz. Sämtliche Funktionen sind nur im Professional Paket enthalten, das derzeit (01/2013) mit 199,- Euro zu Buche schlägt.

Neben der Cloud-Version kann auch eine selbstgehostete Version lizensiert werden. Die Preise sind dabei allerdings um einiges höher und auch der Administrationsaufwand steigt. Allerdings können Sie dann auch selbst entscheiden, wo Sie Ihre Daten ablegen möchten.

Wer sich nicht davor scheut, seine Daten einem Internetdienst anzuvertrauen, der bekommt mit Bitrix24 ein sehr gutes, nützliches Tool geliefert, dass den Arbeitsalltag und die interne Zusammenarbeit erheblich vereinfachen kann. Auch für Mitarbeiter im Außendienst kann dieses Tool sehr hilfreich sein, da per Smartphone von jedem Standort aus auf Auftragsdaten und Dokumente (Dokumentationen, Checklisten) zugegriffen werden oder mit dem Innendienst kommuniziert werden kann.

Link: http://www.bitrix24.de

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