OFFICE ASSET – die IT Asset Management Software

Dei­ne Hel­pdesk-Anfra­gen wer­den zen­tral erfasst und kön­nen von defi­nier­ba­ren Exper­ten­teams gelöst wer­den. Umfang­rei­che Aus­wer­tun­gen ermög­li­chen dabei die Iden­ti­fi­zie­rung häu­fig auf­tre­ten­der Mel­dun­gen und sind die Basis für stan­dar­di­sier­te Lösun­gen. Der modu­la­re Auf­bau von OFFICE ASSET ermög­licht eine indi­vi­du­el­le Anpas­sung der IT Asset Manage­ment Soft­ware auf die Anfor­de­run­gen dei­nes Unternehmens.

WAR­UM OFFICE ASSET?

Alles in einer Lösung ver­eint! Die zeitintensive Verwaltung von Daten aus unter­schiedlichen For­ma­ten oder Ver­sio­nen gehört der Vergangenheit an. Meh­re­re Personen kön­nen koope­ra­tiv zusammenarbei­ten, wobei der Zugriff auf Daten des Systems durch eine komplexe Berechtigungsfunktionalität granular eingeschränkt werden kann.

Die Archi­vie­rung und Ände­run­gen von Daten ist mit OFFICE ASSET nach­voll­ziehbar und wird revisionssicher dokumentiert. Kom­ple­xe individualisierbare Aus­wertungs­möglich­keiten ermöglichen einen aktuellen Überblick über alle unternehmensrelevanten Prozesse.

Bei OFFICE ASSET können die Module miteinander kombiniert werden, um noch mehr Prozesse miteinander zu verknüpfen und zu automatisieren.

ORDER

Mit unse­rem Prin­ter Asset Manage­ment erhältst du eine zen­tra­le Flotten­verwaltung für dei­ne Dru­cker und ver­schaffst dir den Über­blick über Druck­kos­ten und deren Herkunft.

Dar­über hin­aus kannst du dei­ne drucker­bezogenen Pro­zes­se pla­nen, auto­ma­ti­sie­ren und über­wa­chen. Du erhältst dadurch die Mög­lich­keit, ope­ra­ti­ve Kos­ten zu sen­ken und inter­ne Res­sour­cen bes­ser zu nutzen.

OFFICE ASSET – die IT Asset Management Software
Quelle: geralt / pixabay

Alle aktu­el­len SNMP-fähi­gen Netzwerk­drucker kön­nen durch einen eige­nen Agen­ten aus­ge­le­sen und ver­ar­bei­tet wer­den. Die browser­fähige zen­tra­le Basis unter­stützt dich mit umfang­reichem Repor­ting bei dei­ner Verwaltungs­arbeit. Sie bie­tet Ana­ly­sen zu gedruck­ten Sei­ten, ver­brauch­ten Materi­alien und tech­ni­schem Zustand der Gerä­te. Schwell­wer­te und Ereig­nis­se las­sen sich indi­vi­du­ell fest­le­gen und ermög­li­chen spezi­fische Reak­tio­nen. Auto­matisiert aus­ge­lös­te Nach­bestellungen ver­mei­den unnö­ti­ge Lager­bestände, Ser­vice-Mit­ar­bei­ter kön­nen über den Aus­tausch pünkt­lich benach­rich­tigt wer­den. Die Ver­wendung von Standard­schnittstellen zu dei­nen Liefe­ranten und umfang­rei­che Import-/ Export­funktionen in ver­schie­de­ne For­ma­te spa­ren Zeit und Pro­zess­kos­ten. Durch die Integrations­möglich­keiten mit wei­te­ren OFFICE ASSET Modu­len (Order, Con­trol­ling, Ser­vice, Asset Manage­ment) hast du ein umfas­sen­des Tool an der Hand, das dir eine opti­ma­le und umfas­sen­de Ver­wal­tung dei­ner Drucker­landschaft ermöglicht.

Die Funktionen kurz zusammengefasst:

  • Her­steller­unab­hängiges und -über­greifendes auto­matisches Aus­lesen, Ver­walten und Re­porten aller spezi­fischen Daten einer Druckerflotte.
  • Generie­rung auto­matischer Bedar­fe und Ver­rechnung von Sei­ten inner­halb von unter­nehmens­spezifischen Parametern.
  • Indi­vidu­elle Konfi­guration von Alarm­gruppen, Workflow­manage­ment und Eska­lationen bei frei definier­baren Fehlerzuständen.

Contract Management / Leasing- und Vertragsmanagement

Ver­trä­ge und Ver­ein­ba­run­gen lie­gen fast jeder Geschäfts­trans­ak­ti­on zugrun­de. Sie schaf­fen recht­li­che Ver­bind­lich­kei­ten: Klau­seln, Bedin­gun­gen, Fris­ten, Ver­pflich­tun­gen und Mei­len­stei­ne. Die­se müs­sen IT-Orga­ni­sa­tio­nen über den gesam­ten Lebens­zy­klus des Ver­trags ver­wal­ten und ver­fol­gen. Nur so kön­nen die Geschäfts­vor­tei­le maxi­miert und Risi­ken sowie ver­trags­be­ding­te Kos­ten mini­miert werden.

Das Modul Con­tract Manage­ment gewährt voll­stän­di­ge Kon­trol­le über Liefe­ranten­verträge. Es unter­stützt eine Viel­zahl an Vertrags­arten, wie Bestell-, Miet-, Lea­sing-, War­tungs-, Lizenz-, sowie benutzer­definierte Ver­trä­ge. Es ver­bin­det die Vertrags­beziehung mit den Ser­vice Level Agree­ments und den Lie­fe­ran­ten-Ver­trä­gen und lie­fert somit Leistungs­parameter als Grund­la­ge für die Neu­verhandlung von Lieferanten­konditionen. Vertrags­bedingungen wer­den in einer Daten­bank gespei­chert und stel­len damit die Ein­hal­tung der Unter­neh­mens- und Einkaufs­richtlinien sicher. Auto­ma­ti­sche Benach­richtigungen hel­fen bei der Fristen­kontrolle und Ein­hal­tung von Verein­barungen. Sie redu­zie­ren den manu­el­len Verwaltungs­aufwand und erhö­hen somit die Effi­zi­enz bei der Arbeit.

Mit dem Con­tract Manage­ment hast du eben­falls den Über­blick über Lea­sing- und Miet­kosten dei­nes Unter­nehmens. Dabei wer­den alle rele­van­ten Daten eines Miet­scheins berück­sich­tigt. Dazu gehö­ren neben den Asset­typ- und länder­spezifischen Fak­to­ren auch die Ver­ein­ba­run­gen, wel­che für die spe­zi­el­len Rückgabe­arten mit dem Leasing­geber getrof­fen wur­den. Beim Aus­lau­fen eines Leasing­vertrages wer­den die not­wen­di­gen Schrit­te direkt unter­stützt. Funk­tio­nen wie Restwert­berechnung, Abhol­auf­trä­ge, Neu­beschaffung oder auch Vertrags­verlänge­rungen wer­den trans­pa­rent abge­bil­det. Leasing­konditionen kön­nen bereits in der Bedarfs­phase berück­sich­tigt wer­den, dar­aus her­vor­ge­hen­de Rech­nungs­be­le­ge erhal­ten auto­ma­tisch die Zuord­nung zu einem alter­na­ti­ven Rechnungs­empfänger. Miet­kos­ten kön­nen direkt auf die inter­ne Leistungs­ver­rechnung umge­legt und bereits vor der Be­schaffung dar­gestellt werden.

Die Funktionen kurz zusammengefasst:

  • Ver­wal­tung verschie­denster Ver­träge und Vertrags­kon­strukte wie Rah­men- und Beitritts­verträge oder Garan­tien und Carepacks.
  • Aler­ting mit pro­aktiver Infor­mation an die Be­nutzer durch das Frame­work z.B. vor aus­lauf­enden Garantien.
  • Ab­rechnungs­möglich­keit und Über­führung in inter­ne Kos­ten (Leistungs­verrechnung) bei spezi­fischen Vertrags­arten wie Leas­ing oder Click-Ver­trä­gen (Für Click-Ver­trä­ge wird zusätz­lich das Modul PAM benötigt).

PAM und Contract als CO-PILOTEN

Verwendet man beide Module zusätzlich zur Basis OFFICE ASSET, können die Funktionen gemeinsam eingesetzt und somit weitere Prozesse automatisiert und optimiert werden.

IN OFFICE ASSET können MPS-Ver­­­­­­­trä­­­­ge hinter­legt und auto­ma­tisch abgerechnet werden, zum Beispiel nach Klick­prei­sen pro Seite. Zudem können Lieferanten-Verträge eingepflegt werden, sodass mit dem Modul PAM rechtzeitig neue Druckermaterialien automatisch bestellt werden können.