Deine Helpdesk-Anfragen werden zentral erfasst und können von definierbaren Expertenteams gelöst werden. Umfangreiche Auswertungen ermöglichen dabei die Identifizierung häufig auftretender Meldungen und sind die Basis für standardisierte Lösungen. Der modulare Aufbau von OFFICE ASSET ermöglicht eine individuelle Anpassung der IT Asset Management Software auf die Anforderungen deines Unternehmens.
WARUM OFFICE ASSET?
Alles in einer Lösung vereint! Die zeitintensive Verwaltung von Daten aus unterschiedlichen Formaten oder Versionen gehört der Vergangenheit an. Mehrere Personen können kooperativ zusammenarbeiten, wobei der Zugriff auf Daten des Systems durch eine komplexe Berechtigungsfunktionalität granular eingeschränkt werden kann.
Die Archivierung und Änderungen von Daten ist mit OFFICE ASSET nachvollziehbar und wird revisionssicher dokumentiert. Komplexe individualisierbare Auswertungsmöglichkeiten ermöglichen einen aktuellen Überblick über alle unternehmensrelevanten Prozesse.
Bei OFFICE ASSET können die Module miteinander kombiniert werden, um noch mehr Prozesse miteinander zu verknüpfen und zu automatisieren.
ORDER
Mit unserem Printer Asset Management erhältst du eine zentrale Flottenverwaltung für deine Drucker und verschaffst dir den Überblick über Druckkosten und deren Herkunft.
Darüber hinaus kannst du deine druckerbezogenen Prozesse planen, automatisieren und überwachen. Du erhältst dadurch die Möglichkeit, operative Kosten zu senken und interne Ressourcen besser zu nutzen.
Alle aktuellen SNMP-fähigen Netzwerkdrucker können durch einen eigenen Agenten ausgelesen und verarbeitet werden. Die browserfähige zentrale Basis unterstützt dich mit umfangreichem Reporting bei deiner Verwaltungsarbeit. Sie bietet Analysen zu gedruckten Seiten, verbrauchten Materialien und technischem Zustand der Geräte. Schwellwerte und Ereignisse lassen sich individuell festlegen und ermöglichen spezifische Reaktionen. Automatisiert ausgelöste Nachbestellungen vermeiden unnötige Lagerbestände, Service-Mitarbeiter können über den Austausch pünktlich benachrichtigt werden. Die Verwendung von Standardschnittstellen zu deinen Lieferanten und umfangreiche Import-/ Exportfunktionen in verschiedene Formate sparen Zeit und Prozesskosten. Durch die Integrationsmöglichkeiten mit weiteren OFFICE ASSET Modulen (Order, Controlling, Service, Asset Management) hast du ein umfassendes Tool an der Hand, das dir eine optimale und umfassende Verwaltung deiner Druckerlandschaft ermöglicht.
Die Funktionen kurz zusammengefasst:
- Herstellerunabhängiges und -übergreifendes automatisches Auslesen, Verwalten und Reporten aller spezifischen Daten einer Druckerflotte.
- Generierung automatischer Bedarfe und Verrechnung von Seiten innerhalb von unternehmensspezifischen Parametern.
- Individuelle Konfiguration von Alarmgruppen, Workflowmanagement und Eskalationen bei frei definierbaren Fehlerzuständen.
Contract Management / Leasing- und Vertragsmanagement
Verträge und Vereinbarungen liegen fast jeder Geschäftstransaktion zugrunde. Sie schaffen rechtliche Verbindlichkeiten: Klauseln, Bedingungen, Fristen, Verpflichtungen und Meilensteine. Diese müssen IT-Organisationen über den gesamten Lebenszyklus des Vertrags verwalten und verfolgen. Nur so können die Geschäftsvorteile maximiert und Risiken sowie vertragsbedingte Kosten minimiert werden.
Das Modul Contract Management gewährt vollständige Kontrolle über Lieferantenverträge. Es unterstützt eine Vielzahl an Vertragsarten, wie Bestell-, Miet-, Leasing-, Wartungs-, Lizenz-, sowie benutzerdefinierte Verträge. Es verbindet die Vertragsbeziehung mit den Service Level Agreements und den Lieferanten-Verträgen und liefert somit Leistungsparameter als Grundlage für die Neuverhandlung von Lieferantenkonditionen. Vertragsbedingungen werden in einer Datenbank gespeichert und stellen damit die Einhaltung der Unternehmens- und Einkaufsrichtlinien sicher. Automatische Benachrichtigungen helfen bei der Fristenkontrolle und Einhaltung von Vereinbarungen. Sie reduzieren den manuellen Verwaltungsaufwand und erhöhen somit die Effizienz bei der Arbeit.
Mit dem Contract Management hast du ebenfalls den Überblick über Leasing- und Mietkosten deines Unternehmens. Dabei werden alle relevanten Daten eines Mietscheins berücksichtigt. Dazu gehören neben den Assettyp- und länderspezifischen Faktoren auch die Vereinbarungen, welche für die speziellen Rückgabearten mit dem Leasinggeber getroffen wurden. Beim Auslaufen eines Leasingvertrages werden die notwendigen Schritte direkt unterstützt. Funktionen wie Restwertberechnung, Abholaufträge, Neubeschaffung oder auch Vertragsverlängerungen werden transparent abgebildet. Leasingkonditionen können bereits in der Bedarfsphase berücksichtigt werden, daraus hervorgehende Rechnungsbelege erhalten automatisch die Zuordnung zu einem alternativen Rechnungsempfänger. Mietkosten können direkt auf die interne Leistungsverrechnung umgelegt und bereits vor der Beschaffung dargestellt werden.
Die Funktionen kurz zusammengefasst:
- Verwaltung verschiedenster Verträge und Vertragskonstrukte wie Rahmen- und Beitrittsverträge oder Garantien und Carepacks.
- Alerting mit proaktiver Information an die Benutzer durch das Framework z.B. vor auslaufenden Garantien.
- Abrechnungsmöglichkeit und Überführung in interne Kosten (Leistungsverrechnung) bei spezifischen Vertragsarten wie Leasing oder Click-Verträgen (Für Click-Verträge wird zusätzlich das Modul PAM benötigt).
PAM und Contract als CO-PILOTEN
Verwendet man beide Module zusätzlich zur Basis OFFICE ASSET, können die Funktionen gemeinsam eingesetzt und somit weitere Prozesse automatisiert und optimiert werden.
IN OFFICE ASSET können MPS-Verträge hinterlegt und automatisch abgerechnet werden, zum Beispiel nach Klickpreisen pro Seite. Zudem können Lieferanten-Verträge eingepflegt werden, sodass mit dem Modul PAM rechtzeitig neue Druckermaterialien automatisch bestellt werden können.
