In einer zunehmend digitalisierten Welt, in der Informationen rasch zirkulieren können, ist die Sicherung von Unternehmensdaten und die Wahrung der Persönlichkeitsrechte von Mitarbeitern und Kunden unerlässlich. In diesem Artikel geht es um verschiedene Maßnahmen, um Vertraulichkeit und Datenschutz smart in Einklang zu bringen.
PDF-Dokumente gezielt bearbeiten
Heutzutage sind PDF-Dokumente in der Arbeitswelt kaum noch wegzudenken. Verträge, Projektpräsentationen, Besprechungsprotokolle und vieles mehr – um eine solide Grundlage für geschützte Dokumente zu schaffen, sind PDFs genau richtig.
Sie lassen sich mit den richtigen Tools auch bearbeiten. Wer ein PDF schwärzen möchte, tut das häufig aus Gründen der Privatsphäre. Personenbezogene Informationen im Dokument bzw. vertrauliche Daten werden unkenntlich gemacht. Medizinische Fallakten, geheime Verträge und andere Dokumente sind so für bestimmte Nutzerkreise zumindest in Teilen nicht lesbar.
Datenverschlüsselung
Jeder verschickt täglich mehrere E-Mails, SMS oder andere Chat-Nachrichten. Ohne maximale Sicherheit könnten Hacker Zugriff erlangen und sensible Daten ausspionieren. Die Sorge ist nicht unbegründet, wie das Bundeskriminalamt zeigt. 2022 kam es zu mehr als 130.000 Fällen von Cyberangriffen. Auch viele Unternehmen waren davon betroffen und hatten mit (temporären) Einschränkungen zu kämpfen.
Um Produktionsausfälle, Datenverlust und Co. zu vermeiden, setzen IT-Spezialisten auf ausgeklügelte Sicherheitstechnologien. Hier machen sich die Experten ein Konzept aus der Architektur zu Nutze. Schon alte Burgen wurden durch verschiedene Verteidigungsringe geschützt. So war es Angreifern nur schwer möglich, ins Innere der Burg einzudringen.
IT-Schutzwall soll für maximale Sicherheit sorgen
Ein ähnliches Konzept kommt heute auch mit IT-Lösungen zum Einsatz. Solche Systeme kombinieren verschiedene Verschlüsselungsschichten, um die Sicherheit zu maximieren und potenzielle Schwachstellen zu minimieren. Durch den Einsatz mehrerer Verschlüsselungsstufen wird sichergestellt, dass selbst bei einer Kompromittierung einer Schicht die anderen weiterhin Schutz bieten.
Verschiedene Verschlüsselungsalgorithmen wie AES (Advanced Encryption Standard), RSA oder ECC (Elliptic Curve Cryptography) werden in einer mehrstufigen Strategie kombiniert. Jeder dieser Algorithmen bietet unterschiedliche Stärken in Bezug auf Geschwindigkeit und Sicherheit. Firmen können diese Technologien nutzen, um sowohl Daten in Ruhe als auch Daten im Transit zu schützen.
Individuelle Zugriffskontrollen und Datenmanagement
Wer kann bestimmte Dokumente lesen, auf Ordnerstrukturen zugreifen oder Systeme nutzen und verändern? Unternehmen müssen sich auch dieser Herausforderung stellen und individuelle Zugriffskontrollen und Managementsysteme für ihre Mitarbeiter konzipieren.
Es geht darum, dass nicht jeder Zugriff auf alles hat. Diese Handhabung ist unerlässlich, um die Sicherheit und Integrität der internen Informationen zu gewährleisten. Durch die Begrenzung des Zugangs zu sensiblen Informationen wird das Risiko von internen Datenlecks erheblich minimiert. Spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten erlauben es, dass nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf kritische Daten erhalten, die sie für ihre Arbeit unbedingt benötigen.
Datenschutzbestimmungen mithilfe der individuellen Managementsysteme erfüllen
Zugriffskontrollsysteme tragen dazu bei, die Compliance mit gesetzlichen Datenschutzvorschriften sicherzustellen. Unternehmen sind oft durch Gesetze wie die DSGVO in der EU oder den HIPAA in den USA dazu angehalten, personenbezogene Daten besonders zu schützen. Hier spielt die gezielte Zugriffssteuerung eine Schlüsselrolle.
Ein Krankenhaus setzt beispielsweise ein rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem ein, bei dem Ärzte, Pflegepersonal und Verwaltungsmitarbeiter jeweils unterschiedliche Zugriffsrechte auf Patientendaten haben.
Doktoren können die vollständige medizinische Akte einsehen und ändern, da dies für die Behandlung und Diagnose der Patienten entscheidend ist. Pflegepersonal erhält hingegen eingeschränkten Zugriff, der sich hauptsächlich auf aktuelle medizinische Daten beschränkt, die für die tägliche Patientenversorgung notwendig sind. Verwaltungsmitarbeiter, die sich um Abrechnungen und Versicherungsangelegenheiten kümmern, haben ausschließlich Zugriff auf die personenbezogenen Identifikations- und Abrechnungsdaten der Patienten.
