Die Digitalisierung in Deutschland schreitet weiter voran – immer mehr Unternehmen setzen zur Bewältigung verschiedener Aufgaben moderne Softwaresysteme und Tools, um Projektarbeiten schneller und effizienter zu erledigen. Dazu gehören mittlerweile auch ein digitales Lastenheft, welches die konkreten Anforderungen zur Erledigung verschiedener Projekte beschreibt. Für das Projektmanagement beschreibt das Lastenheft einen Anforderungskatalog von Kunden, der für verschiedene Auftragnehmer in einem Unternehmen bereitgestellt wird. In den meisten Fällen werden diese professionellen Vorlagen in Textform der in Excel-Format erstellt.
In vielen Unternehmen werden ERP-Systeme erst seit kurzer Zeit verwendet. Dabei gelingt es Unternehmen den Arbeitsaufwand für vielerlei Schritte hin zum fertigen Projekt deutlich effizienter gestalten. Für die erfolgreiche Nutzung eines ERP-Systems in einem Unternehmen ist ein gut aufgestelltes Lastenheft mit allen wichtigen Anforderungsspezifikationen die Basis. Doch haben viele Unternehmer auf dem Weg zum digitalen Betriebsablauf große Probleme, ein professionelles und gut strukturiertes Lastenheft zu erstellen. Durch eine ERP-Lastenheft-Vorlage können Unternehmen die Anforderungen für verschiedene Projektaufgaben schnell und einfach zusammenfassen. Dabei eignet sich vor allem die Lastenheft Vorlage im Excel-Format. Denn das Tabellenformat von Microsoft Office ist nicht nur sehr anschaulich und übersichtlich, sondern ermöglicht es auch verschiedene Ausführungen miteinander zu vergleichen. Zudem erhalten Auftragnehmer einen sofortigen Überblick von erforderlichem Customizing oder den Einsatz von weiterem System zur Erfüllung von verschiedenen Projekten. Dadurch kann das Projektmanagement in einem Unternehmen auf die nächste Stufe gehoben werden, da sich Unternehmensaufgaben deutlich einfacher erledigen lassen. Im Folgenden haben wir Ihnen alle wichtigen Informationen zum Lastenheft zusammengefasst.
Lastenheft als Anforderungskatalog für ERP-Anbieter
Im Lastenheft werden alle Anforderungen von Unternehmen zur Erfüllung verschiedener Projektarbeiten zusammengefügt. Damit können ERP-Anbieter sich einen schnellen Überblick von verschiedenen Anforderungen machen. Das Lastenheft wird dabei häufig durch eine umfassende Analyse in verschiedenen Fachabteilungen eines Unternehmens erstellt. Dabei handelt es sich keinesfalls um eine willkürliche Aufzählung von verschiedenen Anforderungen und Aufgaben. Vielmehr wird eine gewisse Struktur in einem Lastenheft verlangt, welche durch eine Excel-Tabelle ideal abgedeckt werden kann. Aspekte wie die Unternehmensbeschreibung, strategische Herausforderungen, die Präsentationen von Waren und Dienstleistungen, Ansprechpartner, Zeitpläne und das Marktumfeld werden durch das Lastenheft abgedeckt.
ERP-Lastenheft sollte detaillierte Anforderungen liefern
Die fachlichen Anforderungen können durch die digitale Kommunikationslösung in Form eines Lastenhefts für interne Fachkräfte und ERP-Anbieter bereitgestellt werden. Dabei sollten Unternehmen das ERP-Lastenheft möglichst so gestalten, dass der komplette Anforderungskatalog klar verständlich ist. Somit liegt die Aufgabe vor allem darin, die richtigen Details zu erwähnen. Ein Mangel an wichtigen Informationen kann entweder zahlreiche Rückfragen verursachen oder jedoch so gar kostspielige Missverständnisse auslösen. Allerdings sollte der Detailgrad ebenfalls auch nicht zu hoch ausfallen, da ERP-Anbieter einen kaum zu stemmbaren Arbeitsaufwand hätten.
Pflichtenheft ist die Antwort auf das Lastenheft
Nachdem ERP-Anbieter die funktionalen Anforderungen für verschiedene Projektarbeiten einsehen konnten, können sie mit im Pflichtenheft aufführen, wie sie die Anforderungsspezifikationen fachlich umsetzen möchten. Auch diese Informationen werden im Excel-Format dokumentiert und erlauben es Unternehmen besonders gut verschiedene Pflichtenhefte miteinander zu vergleichen. Hier sind es vor allem prozessorientierte Lösungsansätze und gut strukturierte Pläne, die meist sehr komplexe Anforderungslisten abarbeiten können. Durch ein gut aufgestelltes Lastenheft gelingt es Unternehmen keinen wichtigen Prozess oder Arbeitsschritt zu vergessen, so dass ERP-Anbieter alle wichtigen Punkte gegenüberstellen können.