Ein virtueller Datenraum konnte bereits zu Beginn der 2000er Jahre eine wertvolle Hilfe darstellen, wenn es um einen Investoren-Pitch und die folgende Zusammenarbeit mit Kapitalgebern ging. Für Vorteile sorgt der virtuelle Datenraum dabei sowohl hinsichtlich einer überaus effizienten Bereitstellung von Informationen als auch einer professionellen Präsentation vor den Investoren.
Heutzutage gibt es bereits einige Start-Ups, welche in ihrem Geschäftsalltag auf die Nutzung eines virtuellen Datenraums kaum mehr verzichten möchten und können. Eine Studie hat nun allerdings untersucht, inwieweit der Einsatz von virtuellen Datenräumen in der Start-Up-Szene wirklich verbreitet ist, wenn es um die Kooperation mit Kreditgebern und Investoren geht.
Die Ergebnisse stellt der folgende Artikel vor. Weitere wissenswerte Informationen zu dem Thema liefert auch das Datenraum-Magazin.
Virtuelle Datenräume in Start-Up-Szene kaum verbreitet
Virtuelle Datenräume werden aktuell lediglich von 16 Prozent der Start-Ups im Rahmen der Zusammenarbeit mit Kreditgebern und Investoren genutzt. Überraschend ist dieses Ergebnis besonders, da 60 Prozent der Unternehmen, welche keinen virtuellen Datenraum nutzen, aus der IT- und Internetbranche stammen.
Wird der virtuelle Datenraum von den Start-Ups eingesetzt, wird zu 63 Prozent Google Drive verwendet. Jedoch handelt es sich dabei um keine wirkliche virtuelle Datenraum-Lösung, sondern lediglich um einen klassischen File Hosting-Service beziehungsweise einen Cloud-Speicher.
Im Vergleich zu einem virtuellen Datenraum weisen diese Services wesentlich geringere Sicherheitsstandards und Funktionsumfänge auf.
Die Funktionen eines virtuellen Datenraums
Wenn es um die Bereitstellung vertraulicher Geschäftsdaten geht, überzeugen die virtuellen Datenräume jedoch nicht nur hinsichtlich ihrer Sicherheit. Darüber hinaus bieten sie in der Regel rollenbasierte Zugriffsrechte auf die Dokumente, die in dem Datenraum abgelegt werden und ermöglichen eine verschlüsselte Ablage der Dateien.
Außerdem können sämtliche Aktivitäten im Datenraum, beispielsweise Downloads, Uploads oder Lesezugriffe, umfangreich kontrolliert und analysiert werden. Durch das Einfügen von Wasserzeichen kann ein zusätzlicher Schutz der Dokumente realisiert werden.
Daneben ist es möglich, Dokumente vor einem unerlaubten Druck oder Herunterladen zu schützen. Um Fragen der potentiellen Käufer oder Investoren nachvollziehbar und strukturiert abzuwickeln, stehen außerdem praktische Q&A-Funktionen zur Verfügung.
E-Mail wird weiterhin vorrangig genutzt
Mehr als die Hälfte der Start-Ups, die heutzutage noch keinen virtuellen Datenraum nutzen, setzen bei ihrer Kommunikation mit Kapitalgebern und Investoren auf die traditionelle E-Mail.
Allerdings zeigen sich bei der E-Mail-Kommunikation besonders im Rahmen des Austauschs einer großen Menge von verschiedenen Dokumenten und Versionsständen sehr schnell große Defizite. Diese betreffen besonders die Bereiche Vertraulichkeit, Sicherheit, Versionskontrollen und Übersichtlichkeit.
Start-Ups sollten Vorteile des virtuellen Datenraums für sich nutzen
Die Ergebnisse der Studie wirken durchaus überraschend, da durch die Nutzung von virtuellen Datenräumen eindeutige und signifikante Vorteile entstehen. Ein Erklärungsansatz besteht vielleicht darin, dass junge Unternehmen in ihren ersten Geschäftsjahren mit vielen anderen Herausforderungen konfrontiert sind, sodass der Einsatz von effizienten Werkzeugen im Geschäftsalltag leicht vernachlässigt wird.
Allerdings kann spätestens im Rahmen der Due Diligence auf einen virtuellen Datenraum nicht mehr verzichtet werden. Für Start-Ups ist es daher empfehlenswert, einen Datenraum bereits im Rahmen von Investoren-Pitchs zu nutzen – beispielsweise ist diese Lösung ideal geeignet, um den Businessplan und damit verbundene relevante Dateien zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise können Start-Ups zeitliche Ressourcen einsparen und den potentiellen Investoren wird ein idealer Überblick geboten.
